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Zusammen mit den betroffenen Mitarbeitenden effizienter werden

Wie oft stehst du in der Fertigung, auf der Baustelle oder im Büro, schüttelst einfach nur den Kopf und fragst dich:

„Das kann doch nicht wahr sein, was machen die da?“

Für zielgerichtete Prozessoptimierungen eignet sich die Lean-Methoden besonders gut und bietet die Möglichkeit, die betroffenen Mitarbeitenden bestmöglich zu integrieren. Je nach Anforderung und Problemstellung setzen wir KVP, Kanban, Just-in-time, 6S und Push-Pull als Methode und Werkzeuge ein.

Die Verschwendungen, wie sie das Toyota-Prinzip definiert, sind überall zu finden:

Handarbeitsplatz, Auftragsprozess, Umrüsten von Maschinen, Wareneingang, Lagerverwaltung, Handmaschinen-Magazin, Beschläge-Lager, Service-Fahrzeug, Baustelle einrichten, Arbeitsvorbereitung, Verkauf, Bemusterung…

Hier nun drei Beispiele wie wir das umsetzen:

Die Mitarbeitenden sollen selber erfahren, dass ihr aktuelles Tun nicht sehr effizient ist. Die Betroffenen müssen daher gemeinsam neue Konzepte und Lösungen für die tägliche Arbeit entwickeln und umsetzen. Das können wir ihnen als Vorgesetzte nicht abnehmen, denn unsere super guten Ideen würden nicht gleich akzeptiert und, vor allem, nicht gelebt.
„Ich habe doch schon zigmal gesagt, dass dies nicht effizient ist.“
Die Lean-Methoden sind kein Instrument, um Stellen abzubauen. Sie sind geeignet, um die Verschwendungen bei der täglichen Arbeit zu eliminieren und so die Leistung zu steigern. Damit sparen wir Ressourcen. Mit neutraler Unterstützung und dem Blick von aussen geben wir Denkanstösse und methodische Unterstützung. Beispiele und Bilder aus der Praxis zu allen möglichen Themen dienen als Orientierung. So können einige Irrwege in der Testphase vermieden und auch ganz moderne Konzepte und Lösungen skizziert werden.
Dein Nutzen
  • Die Mitarbeitenden entwickeln ihre eigene Lösung
  • Diese Lösung wird akzeptiert und laufend verfeinert
  • Es gibt kaum Widerstand bei grösseren Veränderungen
  • Mit kurzen Interaktionen kannst du direkt erste Tests machen und weiterentwickeln
Wir nutzen genau diese Kraft und Energie, die normalerweise in den Widerstand gegen Veränderungen geht, um mit genau diesen Personen die Weiterentwicklung umzusetzen.
„Nach der schrittweisen Einführung der Lean-Methoden im Unternehmen und den ersten 4 Workshops im Auslieferungsbereich, im Bankraum, im Wareneingang und der Produktionssteuerung haben wir heute 20% mehr Output.“

Wie Lean-Methoden funktionieren lernst du in diesem Kurs kennen, Details findest du in diesem PDF
Die Mitarbeitenden fertigen oft umständlich, die Arbeitsabläufe sind nicht ergonomisch, es braucht einen zweiten Kollegen, um etwas einzuspannen, die Materialien liegen immer an einem anderen Ort und die Gehdistanzen sind zu lang.
„in 4 intensiven Optimierungstagen hat an meinem Arbeitsplatz das SUCHEN ein Ende und meine täglichen 8 km Gehdistanz konnte ich auf 5 km reduzieren“
Dein Nutzen
  • In wenigen Tagen wird direkt getestet und umgesetzt
  • Die Mitarbeitenden entwickeln den eigenen optimalen Arbeitsplatz
  • Die täglichen Gehdistanzen werden fast halbiert
  • Jetzt gilt FINDEN statt SUCHEN
  • Die Mitarbeitenden sind stolz auf den eigenen Arbeitsplatz und entwickeln diesen danach selbständig weiter
  • Die Motivation in der Abteilung und im Unternehmen steigt spürbar
  • Die Veränderung entsteht von innen heraus und wird akzeptiert
  • Am Arbeitsplatz hat alles seinen Platz, ist strukturiert und übersichtlich
  • Mit der Anordnung der Werkzeuge definieren wir auch den Arbeitsablauf
  • Das Rotieren der Mitarbeitenden zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen ist möglich, weil sich alle rasch zurecht finden
  • Mehr Flexibilität in der Zuteilung der Mitarbeitenden an die verschiedenen Arbeitsplätze
Mit unserer professionellen Moderation und Unterstützung steigt die Produktivität im Unternehmen messbar. Dieses schrittweise Vorgehen wirkt wie eine Brille, der Blick auf die Verschwendungen wird geschärft:
„Es ist eigentlich unglaublich, was ich als Chef über Jahre zu verändern versuchte, dies haben die Kollegen von ecoholz in wenigen Stunden in Bewegung gebracht und mit dem Team direkt getestet.“
Beispiele von vorher und nachher haben wir viele. Schreib uns eine Mail und wir zeigen dir einige.

Das hören wir von vielen Unternehmern:

“Unser Auftragsprozess ist zu kompliziert, die Nahtstellen zwischen Planung, Fertigung und Baustelle sind lückenhaft. Zu viele Rückfragen, Fehlinformationen und Fehler entstehen. Die Mitarbeitenden der Arbeitsvorbereitung werden immer wieder von der eigenen Arbeit weggeholt, und es entstehen wiederum Fehler.“

Deshalb ist die Optimierung der Nahtstellen beim Wareneingang, im Bestellwesen, im Kreditorenprozess, bei der Nachkalkulation oder entlang dem gesamten Auftragsprozess so wichtig. Das Einsparpotenzial ist hier enorm.

„In der Planung und Arbeitsvorbereitung werde ich täglich im Durchschnitt alle 8 Minuten in meiner Arbeit unterbrochen, es gibt Rückfragen, Anrufe, Besprechungen.“

Mit der Lean-Methode werden mit Mitarbeiter-Vertretern aus allen Bereichen die Abläufe und Grundlagen für den nötigen Informationsfluss neu definiert. Bei einem mittelgrossen Holzbauunternehmen konnte das in 4 Halbtagen umgesetzt werden. Die zum Schluss wirklich benötigten Informationen sind um über 30% geringer als vorher.

Dein Nutzen

  • Die Nahtstellen der Bereiche werden gemeinsam neu definiert
  • Es ist beschrieben, welche Informationen in welcher Qualität und bis wann weitergegeben werden
  • Der aktuelle Stand der Aufträge ist ersichtlich
  • Die Fehlerquote wird messbar reduziert, auch wenn heute weniger Fehler vertuscht werden
  • Wir erleben verstärkt ein Miteinander über die Bereiche hinweg
  • Die Informationsqualität ist viel höher und verlässlich
  • Doppelte Arbeiten werden eliminiert

Mit diesen Schritten hat der Produktionsverantwortliche bis zu 30% mehr Zeit, die er für die Weiterbildung seiner Kollegen einsetzen kann. Mit der strukturierten Moderation werden auch Themen angesprochen, die sonst gerne unter den Teppich gewischt werden. So generieren wir nachhaltige Lösungen, die von allen mitgetragen werden. 

„Für das Bestellen von einem Lagermaterial benötigte ich 22 Klicks und 150 Sekunden – heute sind es noch 6 Klicks in 20 Sekunden.“

Gerade im Holzbau werden täglich Tonnen von Material benötigt. Bei den Schreinereien ist die Vielfalt der Beschläge und Produkte die Schwierigkeit. Da werden so viele unterschiedliche Systeme vorgeschlagen, um die Verfügbarkeit der Materialien zu organisieren:

  • Es wird kommissionsweise bestellt
  • Die Mitarbeiter schreiben auf eine Liste, welches Produkt gerade ausgegangen ist…
  • Die Ware wird an Lager gelegt und im ERP elektronisch verwaltet
  • Man richtet intelligente Lagerregale ein, die bei Bedarf die Bestellung selber auslösen
  • Der Produktionsleiter bestellt entsprechend selber „nach Gefühl“

Alle diese Varianten funktionieren mehr oder weniger, doch sind sie im Zusammenspiel und im Alltag zum Teil teuer. Je nach Unternehmen sind die effizienten Lösungen sehr unterschiedlich. Die Inventur zeigt dann wieder steigendes Lagervolumen, was sich in der Liquidität bemerkbar macht.

„Wenn ich meine Stunden für die Lagerbewirtschaftung zusammenzähle und die vielen Rückfragen und das Suchen nach bestelltem, aber nicht auffindbarem Material bewerte, dann könnten wir pro Jahr einen halben Mitarbeiter einsparen“

Genau hier müssen wir die verschiedenen Systeme mit den Anforderungen und unternehmensspezifischen Bedingungen vergleichen. Die IST-Analyse und die Rahmenbedingungen zeigen jeweils rasch, welches Lager-System für welche Materialien passt. So wird definiert, welche Informationen aus der Lagerbewirtschaftung kommen müssen, wie verlässlich diese sind und wer dann vor dem Bestellen wirklich ins System schaut.

Dein Nutzen

  • In der Materialbewirtschaftung werden Aufwand und Kosten eingespart
  • Verfügbarkeit und Lagerübersicht werden erhöht
  • Die für das Unternehmen passende Lösung wird definiert
  • Die Systeme werden aufeinander abgestimmt und ergänzt
  • Lieferanten werden eingebunden
  • Lagerflächen und Regaltypen werden bestimmt
  • Das Bestellsystem wird dem Lager angepasst
  • Weniger Lager erzeugt auch weniger Restbestände

Wir definieren zuerst die Lager- und Pufferkapazitäten, und dann können die Lagerplätze eingerichtet werden. Anschliessend werden die Stellplätze markiert und die günstigen Zeiten für die Anlieferung bestimmt.

„Seitdem wir für unsere Schnellläufer-Produkte ein Kanban eingeführt haben, kann ich mich wieder richtig auf den Einkauf konzentrieren. Die lästigen Expressbestellungen für Standardprodukte gibt es jetzt nicht mehr.“

Wir haben viele Beispiele und Tipps und Tricks für dich, schreib uns eine Mail.

Hier unser Vorgehen, wie wir den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) mit der grössten Wirkung in Unternehmen einführen.

Wir teilen die Einführung in drei Schritte ein:

  • Information der Geschäftsleitung
  • Startworkshop mit der gesamten Belegschaft (4-7 Stunden)
  • erster Lean-Workshop mit einem Team zu einem Thema

Diese drei Schritte sind wichtig, damit die Führung und danach alle Mitarbeitenden direkt mit im Boot sind.

Information der Geschäftsleitung (60-90 Minuten)

Mit einem Besuch vor Ort lernt die Geschäftsleitung die Wirkung der Lean-Methoden mit Beispielen und kleinen Übungen kennen. Anschliessend wird das weitere Vorgehen definiert.

Startworkshop mit der gesamten Belegschaft (4-7 Stunden)

Für einen guten Start im Unternehmen müssen die Mitarbeitenden die Grundprinzipien und den Ablauf von solchen Workshops kennen. Sie müssen erleben, wie die Lean-Methoden funktionieren. Deshalb beginnen wir mit Beispielen, Praxis-Bildern und kleinen Übungen, damit alle verstehen, wo es im Unternehmen Verschwendung gibt. Anschliessend werden die Mitarbeitenden in kleinen Gruppen das ganze Unternehmen nach Verschwendung und schwerfälligen Prozessen durchforsten. Die Themen werden wir dann gemeinsam zusammenstellen und priorisieren. Auf diesen Grundlagen kann die Geschäftsleitung das weitere Vorgehen und das Thema für den ersten Workshop definieren.

Erster Lean-Workshop mit einem Team zu einem Thema

Ablauf des Workshop: 

  • Einsteigen, erklären von Ablauf, Ziel und Zeit
  • Erarbeiten der Teilziele, Ideensammlung, Lösungsvorschläge
  • Abstimmung, welche Rangfolge die gesammelten Themen haben sollen
  • Bearbeiten, Umsetzung und Testen der ersten schnellen Lösungen in der Praxis z.B.
    • Bau des individuell angepassten Werkzeugwagens
    • Arbeitsplätze und Bereitstellung optimieren
    • Umstellung kleinerer Betriebsmittel
    • Erstellen von Karten zur Steuerung der Fertigungsreihenfolge
    • Informationsbereitstellung an Infoboards in der Produktion
  • Erarbeiten von Möglichkeiten, Lösungsansätzen und Maßnahmen zur Umsetzung bei umfangreicheren Aufgabenpaketen
  • Präsentation der Ergebnisse durch die eigenen Mitarbeitenden vor der Geschäftsleitung oder der gesamten Belegschaft
  • Bewertung und Entscheidung der GL, welche Richtung weiterverfolgt werden soll
  • Übersicht weiterer Aktivitäten der Mitarbeiter mit Verantwortlichkeit, Zieltermin und Ergebniskontrolle

Abschlussgespräch mit der Geschäftsleitung:

  • Abstimmung zur weiteren Vorgehensweise
  • Definition der nächsten Schritte mit Zielen, Team und Terminen, die meist ohne unsere Unterstützung umgesetzt werden.

Weiter mit dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)

  • Jetzt wird das Konzept für weitere Mini-Workshops oder KVP-Workshops definiert
  • Oft sind dies einzelne Tage im Jahr oder arbeitsplatzbezogene Zeitfenster, die für die Optimierung definiert werden
  • Die Mitarbeiter können die Workshops selber leiten, die Grundlagen haben sie bereits „erlebt“

Wir unterstützen die Unternehmen hier nur noch punktuell und nach Bedarf.

ecoholz GmbH die Unternehmensberatung für die Holzbranche, von Schreinereien über Zimmereien und Holzbauern, bis zu Fensterbauer, Hobelwerke, Sägereien und Türen-Hersteller. Wir sind in der Schweiz, Österreich und Deutschland als Consultant tätig. So beraten und unterstützen wir die Mitarbeitenden in der Optimierung der Arbeitsplätze in der Fertigung und den Prozessen in der Produktion und im Büro. Dabei nutzen wir Shopfloor-Management und Kanban für die Produktionssteuerung. In der Layoutplanung erstellen wir mit der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern die Maschinen Layout und Aufstellpläne, mit der Planung der Infrastruktur. Natürlich auch als Zweitmeinung und für Neuplanungen.