Planung und Backoffice
Die schöne Rendite schmälern wir uns in der Planung und in den schlecht passenden Abläufen und Prozessen. Die Planung und das ganze Backoffice haben oft einen grösseren Einfluss als uns lieb ist:
- Der wesentlichere Teil der Produktkosten wird durch die Planung beeinflusst
- Die Digitalisierung birgt hier besonders grosse Chancen, aber auch Gefahren
- Ungereimtheiten werden im Prozess erst sehr spät sichtbar
- Gute Kommunikation und Teamarbeit ist hier besonders wichtig, weil die Komplexität der Projekte laufend steigt
Oft erleben wir in den Workshops, dass die Mitarbeitenden die folgende Aussage machen:
„Wir haben bei uns jetzt schon einiges getan, aber ich habe das Gefühl, dass in der Planung und der Administration das letzte halbe Jahr gar keine Verbesserung umgesetzt worden sind.“
Genau da setzen wir an und setzen den Kundennutzen in den Fokus.
Im Alltag erleben wir immer wieder, dass die Schnittstellen zwischen den Abteilungen und Funktionsbereichen nicht passen. Zu viele Rückfragen und Unklarheiten rauben uns täglich Arbeitszeit. Ob im Auftragsprozess, bei der Materialbestellung, oder beim Wareneingang mit Lagerbewirtschaftung, überall sind mehrere Personen beteiligt, was die Zusammenarbeit nicht vereinfacht.
„Jeder Auftrag der mit „MACH MAL“ zu mir kommt, verursacht Doppelarbeiten und Mehraufwand.“
Wir optimieren diese Nahtstellen mit Lean-Methoden und schaffen mit prozessbezogener Analyse die nötige Übersicht. Die Prozessoptimierung richten wir nach dem Kundenwunsch aus. Dazu binden wir die betroffenen Mitarbeitenden ein und finden rasch Vereinfachungen und klare Übergabeanforderungen. Es wird auch definiert, wer entscheidet, und was die Aufgaben für die verschiedenen Bereiche sind.
„In 6 Workshoptagen haben wir den gesamten Auftragsprozess neu definiert, vom Verkauf bis zur Übergabe an den Kunden.“
Zu oft versuchen wir den Prozess mit den vorhandenen Software-Lösungen und kleinen Anpassungen abzudecken. Doch dann haben wir in den Nahtstellen zu viele oder zu wenige Informationen. Und meistens ist der Ablauf dadurch langsamer.
„Ein älterer Mitarbeiter von mir hat den zynischen Spruch gebracht: «Der Computer ist eine Maschine die uns hilft Probleme zu lösen, die es ohne Computer gar nicht gäbe.“
Deshalb machen wir das umgekehrt, wir definieren mit den betroffenen Mitarbeitenden die Prozesse neu und passen anschliessend die Software an. Doch diese Anpassungen betreffen nur Kleinigkeiten, denn durch die Prozessarbeit erreichen wir die gewünschte Beweglichkeit der oft starren Strukturen und somit auch nötige „Beweglichkeit“ in der Nutzung der Software-Lösungen.
Dein Nutzen
- In kurzer Zeit erfasst du die passenden Abläufe und Prozesse
- Die Mitarbeitenden haben sie selber beschrieben und gemeinsam definiert
- Die Sicht von aussen reduziert Umwege und steigert die Akzeptanz
- Wir kennen die bestehenden Anpassungen der verschiedenen ERP-Lösungen
Wir moderieren den Workshop und unterstützen dich bei Bedarf bei der Dokumentation. So ist das Fachwissen bei dir im Unternehmen und die Mitarbeitenden können die Prozesse später selber weiterentwickeln.