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Planung und Backoffice

Die schöne Rendite schmälern wir uns in der Planung und in den schlecht passenden Abläufen und Prozessen. Die Planung und das ganze Backoffice haben oft einen grösseren Einfluss als uns lieb ist:

  • der wesentlichereTeil der Produktkosten wird durch die Planung beeinflusst
  • die Digitalisierung birgt hier besonders grosse Chancen aber auch Gefahren
  • Ungereimtheiten werden erst sehr spät im Prozess sichtbar
  • gute Kommunikation und Teamarbeit ist hier besonders wichtig, weil die Komplexität der Projekte laufend steigt

Oft erleben wir in den Workshops, dass die Mitarbeitenden die folgende Aussage machen:

„wir haben jetzt schon einiges getan bei uns aber ich habe das Gefühl in der Planung und der Administration sind das letzte halbe Jahr gar keine Verbesserung umgesetzt worden.“

Genau da setzen wir an und setzen den Kundennutzen in den Fokus.

Im Alltag erleben wir es immer wieder, dass die Schnittstellen zwischen den Abteilungen und Funktionsbereichen nicht passen. Zu viele Rückfragen und Unklarheiten rauben uns täglich Arbeitszeit. Ob im Auftragsprozess, bei der Materialbestellung, oder beim Wareneingang mit Lagerbewirtschaftung, überall sind mehrere Personen beteiligt, was die Zusammenarbeit nicht vereinfacht.

„jeder Auftrag der mit „MACH MAL“ zu mir kommt, verursacht Doppelarbeiten und Mehraufwand“

Wir optimieren diese Nahtstellen mit Lean-Methoden und Übersicht schaffen mit Prozessbezogener Analyse nach Lean. Der Kundennutzen, die Anforderungen, die der Kunde uns bei jedem Auftrag mitgibt stehen bei der Prozessoptimierung im Zentrum. Wir binden die betroffenen Mitarbeitenden ein und finden rasch Vereinfachungen und klare Übergabeanforderungen. Es wird auch definiert, wer entscheidet, und was die Aufgaben für die verschiedenen Bereiche sind.

„in 6 Workshoptagen haben wir den gesamten Auftragsprozess neu definiert, vom Verkauf bis zur Übergabe an den Kunden“ 

Zu oft versuchen wir den Prozess mit den vorhandenen Software-Lösungen und kleinen Anpassungen abzudecken. Doch dann haben wir in den Nahtstellen zu viele, oder zu wenig Informationen. Und meistens ist der Ablauf dadurch langsamer.

Ein älterer Mitarbeiter von mir hat den zynischen Spruch gebracht: «Der Computer ist eine Maschine die uns hilft Probleme zu lösen, die es ohne Computer gar nicht gäbe.»

Deshalb machen wir das umgekehrt, wir definieren mit den betroffenen Mitarbeitenden die Prozesse neu und passen anschliessend die Software an. Doch diese Anpassungen betreffen nur Kleinigkeiten, denn durch die Prozessarbeit erreichen wir die gewünschte Beweglichkeit der oft starren Strukturen und somit auch „Beweglichkeit“ in der Nutzung der Software-Lösungen.

Dein Nutzen

  • in kurzer Zeit die passenden Abläufe und Prozesse
  • die Mitarbeitenden haben sie selber beschrieben und gemeinsam definiert
  • die Sicht von Aussen reduziert Umwege und steigert die Akzeptanz
  • wir kennen die bestehenden Anpassungen der verschiedenen ERP-Lösungen
  •  

Wir moderieren den Workshop und unterstützen bei Bedarf bei der Dokumentation. So ist das Fachwissen bei Dir im Haus und die Mitarbeitenden können diese später selber weiterentwickeln. 

Die Einführung von BIM ist auf der technischen Seite bereits eine grosse Herausforderung. Dazu braucht es aber auch Veränderung von Strukturen und Prozessen.

Für die komplexer werdenden Projekte braucht es eine abteilungsübergreifende Zusammensetzung der Projektteams. Welches das jeweilige Projekt ins Zentrum des Handelns stellt und so alles für einen maximalen Projekterfolg unternimmt. In diese neue Strukturen ist die personelle und projektabhängige Zusammensetzung zu definieren. Damit verändert sich auch das Rollenverständnis im Team.

In diesen kleinen Teams lassen sich sehr direkt neue Ideen ausprobieren und es entstehet ein direkter Informationsfluss, der in den klassischen Hierarchien gar nicht auf diesem Level möglich wäre.

Das braucht Mut von der Führungsebene, und neue Instrumente wie:

  • Controlling auf Projektstufe und übergeordnet
  • Coaching in den Projektteams in technischer und methodischer Hinsicht

Zudem braucht es ein Wissensmanagement.

  • was hat sich im Team X bewährt
  • welche Fehler müssen andere Teams nicht mehr machen
  • was ist technisch der beste Weg um zum Ziel zu kommen

Dein Nutzen

  • Etablierung der richtigen Einstellung für die nötigen Veränderungen
  • den Blick für das Wesentliche schärfen
  • Entfaltungsmöglichkeiten für Mitarbeiter aufzeigen
  • Schnittstellen werden zu Nahtstellen
  • Phasenweise Umsetzung

In der Veränderung zu den neuen Teams sind Kleinigkeiten zu beachtet, die wir Dir gerne zeigen.

Bei vielen Unternehmen ist das Fachwissen in wenigen Köpfen gespeichert. Deshalb müssen die Kollegen bei diesen „Köpfen“ anstehen und vieles erfragen. Fällt eine so wichtige zentrale Person einmal aus, dann müssen wird improvisiert und so weiterer Mehraufwand wird generiert.

„als unser wandelndes Lexikon kurzfristig ins Spital musste, produzierten wir viel mehr Fehler und die Termine konnten nicht eingehalten werden“

Deshalb müssen wir das Fachwissen zentral für alle zugänglich ablegen und verwalten. Das ist Aufwand, doch billiger als die vielen Rückfragen, Doppelarbeiten und täglichen Absicherungen bei der „zentralen Person“. Das ist gerade bei kleinen Unternehmen oft die Schwierigkeit, weil dann die Abhängigkeit vom Chef ein Risiko darstellt.

Die Wissensdatenbank

Wir füllen das Fachwissen in Datenbanken ab, als Wikipedia-Einträge, Videos, als Checklisten oder als Vorlagen. So sind alle Informationen zentral und für alle zugänglich. Die Form für diese Ablage kann als Ordnerstruktur, oder übersichtlicher in einem SharePoint aufgebaut werden. Entscheidend ist die Volltext-Suche, um so direkt nach Begriffen und Zusammenhängen suchen zu können. Mit Automationen und Worksflows werden die Prozesse weiter vereinfacht und die Fehlermöglichkeiten reduziert. Die Kosten für die Infrastruktur und den Aufbau sind wirklich überschaubar.

Dein Nutzen

  • finden statt suchen
  • zentrale, zugängliche Ablage aller Informationen
  • Grundlagen und Anleitungen für den Aufbau
  • Beispiele für die Umsetzung
  • Konzepte für die Bewirtschaftung des Wissens
  • Struktur und Vorgehen für Workflows (Automation)
  • Risiko von Wissensverlusten reduzieren
  • Datenablage vereinfachen und standardisieren
  • Doppelablagen und Versionsprobleme bei Vorlagen / Checklisten eliminieren

„mit der Volltext-Suche finde ich im SharePoint die Informationen sofort. Früher musst ich genau wissen, in welchem Unterordner ich danach graben muss“

Wir zeigen dir gerne Beispiele, wie das effizient aufgebaut werden kann. Dabei gibt es einige Punkte zu Struktur und Technologie, die wir dir gerne zeigen.

Wir wollen wissen, mit welchen Produkten wir Wertschöpfung machen, und wie im KMU die allgemeine finanzielle Situation ist. Doch soll sich der Aufwand für diese Informationen-Sammlung in Grenzen halten. In den kleinen KMU’s wird dies dem externen Buchhalter oder der Revisionsstelle überlassen. Doch eine fundierte Analyse kann der Branchenfremde nicht erstellen, es fehlt auch an vergleichbaren Benchmark-Werten.

Die Kostenrechnung hat für uns KMU drei Aufgaben:

  1. Die Kosten und erlöse auf die einzelnen Kostenträger (Produkte) zuordnen
  2. Mit der Analyse und Controlling wird ein Steuerungsinstrument aufgebaut
  3. Wir erhalten die Berechnungsgrundlagen zur Preisgestaltung und Kalkulation

Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

An diesen Begriff gehen die wenigsten KMU ran; das ist zu komplex, eh nur ungenau und bringt mir doch keine Wertschöpfung. 

„Dank dem BAB haben wir unsere Kostenstruktur analysieren können und so die Kalkulation und speziell die Nachkalkulation auf eine neue Basis gestellt. So haben wir unser Produktportfolio angepasst, spezifisch optimiert und machen heute deutlich mehr Wertschöpfung als früher.“
Schon mancher Inhaber musste danach seine als „Gold-Esel“ geglaubten Aufträge/Produkte anpassen und konnte mit der internen Kostenwahrheit gezielt Sofortmassnahmen einleiten. Mit einfachen Tools und mit praxisbezogenen Verteilschlüsseln ist der BAB keine Hexerei mehr. Im Folgejahr kannst du die Zahlen ganz einfach selber nachführen. 
 
Wir haben die Tools und das Fachwissen, um dir in kurzer Zeit die Anleitung zu geben, oder den BAB für dich zu erstellen.

 

Controlling

Als Unternehmer müssen wir wissen in welche Richtung sich das Unternehmen finanziell und strukturell bewegt. Doch Informationen beschaffen, pflegen und vergleichen sind aufwändig. Nur die wenigsten machen das wirklich fundiert. Es braucht auch keine 100 Werte und Berechnungen. Da nutzen wir zum Beispiel das Budget als rollende Planung, welches monatlich oder quartalsweise nachgeführt wird. So sind Abweichungen erkennbar. Entscheidend ist hier aber, dass über die Veränderungen, egal in welche Richtung, diskutiert wird und so auch Massnahmen getroffen werden. 

„unser Budget als rollende Planung hat immer Abweichungen, doch 20% dieser veränderten Werte müssen diskutiert werden und erfordern Gegenmassnahmen. Früher haben uns diese Veränderungen ende Jahr überrascht und wir konnten diese nicht mehr nachvollziehen“.

Wir haben hier einige einfache Tools bereit, die ohne grossen Aufwand direkt Informationen zur aktuellen Lage liefern.

 

In der Kalkulation sehen wir ein grosses Optimierungspotenzial.

Die Schreinereien kalkulieren öfter stundenlang an Devis und Angeboten herum und senden dann doch ein Abgebot von 20%, weil eben doch der Marktpreis gilt. Andere schreiben die Preise aus dem Verbandsbuch und rechnen je nach Kunde etwas drauf.  


Wenn wir den älteren Kalkulatoren über die Schulter schauen, dann haben die immer ihr kleines Büchlein zur Hand und rechnen mit Laufmeter-Preisen und Schwierigkeitsfaktoren. Wir haben schon öfter den Vergleich gemacht, so wurde eine Einbauschrank-Wand mit der Excel-Tabelle-Variante berechnet und mit der „kleinen Büchlein“-Variante kalkuliert. Der Unterschied im Preis waren auf 6500.-  genau 300.- doch das „kleine Büchlein“ war 1Stunde schneller. In der Anzahl der berechneten Stunden war der Unterschied   

Wenn wir in den Unternehmen den Verkaufsprozess neu definieren und dann ältere Kalkulatoren an den Tisch holen, staunen wir über deren Effizienz. 

Abläufe neu 

Im Holzbau werden die Quadratmeter auf die dritte Kommastelle rausgezogen und eine Wandanpassung von 10cm wird in der Kalkulation nachgeführt und wieder neu berechnet. Zum Schluss werden im Gespräch mit dem Kunden die Wandaufbauten noch gewechselt und die Preisveränderung wird rasch geschätzt.

Für die  Möbelproduktion oder Schreinereien  ist Flexibilität wichtig, weil sich die Kundenwünsche und damit die Anforderungen an die Produkte stark ändern. Somit gibt es „den richtigen“ Materialfluss nicht mehr und die Produktionssteuerung wird komplexer. Gleichzeitig sollte die Durchlaufzeit der Aufträge reduziert werden. Später beginnen früher fertig, schneller Rechnung stellen, das ist das Credo. Diese Gedanken müssen in die Kapazitäts- und Layoutplanung einfliessen.

Bei der Maschinenevaluation sollte z.B. beim Zuschnitt die verschiedenen Optionen geprüft werden. Meist ist der liegende Zuschnitt weit wirtschaftlicher als gedacht. Bei Erweiterungsprojekten, ist die Überprüfung der eigenen Layoutvarianten durch jemand externen zu empfehlen.